بایگانی مکانیزه چیست؟ | بایگانی مکانیزه

مفهوم  بایگانی مکانیزه این روزها به مفهومی بسیار پیچیده تبدیل شده و زمانی که صحبت از بایگانی مکانیزه به میان می آید دقیقا نمیدانیم با چه شکلی از بایگانی مواجه خواهیم بود به همین دلیل در این مطلب از سری مطالب وبلاک شرکت کارنو و به جهت آشنایی مخاطبین با شکل واقعی بایگانی مکانیزه به تفصیل به شرح این موضوع خواهیم پرداخت و انواع بایگانی مکانیزه و سیستم های بایگانی و روش های بایگانی نمودن مکانیزه اسناد، زیرساخت ها و پیش نیاز های سیستم مکانیزه بایگانی و همینطور مبحث کلی مدیریت اسناد خواهیم پرداخت پس لطفا تا انتهای این مقاله خرد با ما باشید.

تعریف بایگانی مکانیزه:

برای اینکه خیلی به بیراهه نرویم و از ابتدا با این مفهوم به درستی آشنا شویم لازم است بدانیم اصلا واژه بایگانی مکانیزه به چه معنی است، طبیعتا بخش مبهم ماجرا واژه فرانسوی مکانیزه است که در لغت به معنای انجام دادن کاری به وسیله ماشین یا با ابزار و وسائل ماشینی کاری را انجام دادن است در اینجا منظور از ماشین هر آن چیزی است که دخالت انسان را در پروسه بایگانی اسناد (مدیریت اسناد) از بین ببرد از اینرو وقتی از بایگانی مکانیزه صحبت میکنیم توقع ما سیستمی است بدون دخالت انسان یا با حداقل حضور نیروی انسانی، اینک با این تعریف از بایگانی مکانیزه به بخش های مختلف و تشکیل دهنده بایگانی مکانیزه می پردازیم:

بایگانی مکانیزه به طور جامع و کلی حداقل از جهار بخش بزرگ تشکیل میشود:

• سیستم های سخت افزاری (سیستم بایگانی)
• سیستم های نرم افزاری (نرم افزار بایگانی)
• شرایط محیطی (محیط بایگانی)
• پروتکل ها و استاندارد ها

• سیستم بایگانی:

همانطور که گفتیم بخشی از اسناد هرگز از بین نمیروند و ما نیاز به سخت افزار نگهداری کتاب و پوشه و زونکن و.. خواهیم داشت در اینجا بحث مربوط به سیستم بایگانی ریلی و ثابت و انواع کمد بایگانی اتوماتیک و هوشمند و.. به میان می آید بهترین راه برای نگهداری اسناد الزاما تهیه به روزترین سیستم بایگانی ریلی یا ثابت نیست حتما با داشتن کمد بایگانی برقی یا الکترونیک نیاز های بایگانی اسناد ما بر طرف نمیگردد.

برای درک این مسئله باید آیتم های مختلف برای تهیه قفسه بایگانی ریلی را در نظر گرفت اول از همه نوع اسناد شما برای بایگانی کردن است نوع سند شامل زونکن معمولی – زونکن آویز – پوشه معمولی – پوشه مدارک پزشکی – کلاسور – فایل باکس  یا زونکن فلزی و اسناد غیر معمول دیگر است بسته بر هر نوع سند عرض متفاوتی برای کمد بایگانی در نظر گرفته شده مورد دیگر فرد بایگان یا کاربر است مشخصات ارگونومی قفسه بایگانی باید متناسب با مشخصات فیزیکی و شرایط کاری و جسمانی کاربر هماهنگ باشئ استفاده از ارتفاع استاندارد یا غیر استاندارد انازه طول کمد بایگانی و نوع قفسه ریلی بایگانی همه مواردی است که باید با کاربر هماهنگ شود.

تعدد مراجعه به کمد ریلی بایگانی و امکان خارج کردن اسناد از قفسه ریلی بایگانی، فضای بایگانی و تعداد پرسنل بایگانی همه تعیین کننده نوع سیستم بایگانی ریلی هستند

استفاده از قفسه ثابت کتابخانه ای و امثالهم یا کمد ریلی بایگانی نیز به نوع بایگانی بستگی دارد آیا محیط بایگانی برای ورود افراد غیر مسئول مجاز است یا خیر؟ در کتابخانه ها و سالن های مطالعه این امر معمولا مجاز است پس باید از قفسه بندی کتابخانه ای ثابت استفاده کنیم تا کاربران همزمان بتوانند اسناد را مشاهده کنند اما مثلا برای بخش مخزن اسناد میتوانیم از انواع بایگانی ریلی کمک بگیریم تا اینجا مسائلی که عنوان شد راجع به انتخاب نوع کمد بایگانی ریلی یا ثابت بود اما آیا در بایگانی مکانیزه اصولا به قفسه بایگانی ریلی یا ثابت نیاز خواهیم داشت؟

اصل ابتدایی هر نوع از بایگانی اعم از مکانیزه یا مکانیکی سخت افزاریست جهت نگه داشتن اسناد به صورت فیزیکی، اما سوالی که پیش می آید این است که آیا در بایگانی مکانیزه ما با سند فیزیکی روبرو هستیم یا خیر؟

پاسخ این سوال روشن است بله و خیر

به عبارت دیگر بایگانی مکانیزه با اسناد فیزیکی و بدون اسناد فیزیکی منافاتی با اصل بایگانی مکانیزه ندارد و بر خلاف تصور عموم که بایگانی مکانیزه را برابر با واژه بدون کاغذ (paper less) میدانند بایستی عرض شود که سیستم بدون کاغذ یا (paper less) تنها یکی از وجوه بایگانی مکانیزه است و نه تمام آن

و اما سیتم بایگانی، در اینجا سوال دیگر این است چه نوعی از انواع سیستم های بایگانی ریلی (متحرک) یا ثابت مانند انواع قفسه بندی کتاب یا قفسه اسناد و کتابخانه و آرشیو .. را می توان در بایگانی مکانیزه به کارگرفت باید بگوییم سیستم بایگانی هم مانند سیستم بدون کاغذ تنها یکی از بخش های بایگانی مکانیزه می تواند باشد و حتی میتوان بدون سیستم بایگانی نیز بایگانی مکانیزه داشت  انواع کمد بایگانی ریلی، قفسه بایگانی ریلی، قفسه ثابت، کمد ثابت که به صورت مکانیکی کار میکنند و وابسته به نیروی یدی هستند و سیستم های بایگانی ریلی اتوماتیک و الکترونیک و برقی و هوشمند و.. که به صورت تمام یا نیمه اتوماتیک کار میکنند هر دو قابلیت استفاده در بایگانی مکانیزه را دارا هستند و این تعریف از بایگانی مکانیزه که تنها استفاده از کمد بایگانی اتوماتیک یا الکترونیک در بایگانی مکانیزه کاربرد دارد تعریف صحیحی نیست چرا که در صورت وجود بایگانی فیزیکی خواه نا خواه نیاز به مراجعه فیزیکی به اصل سند وجود دارد و حتی در صورت استفاده از سیستم رباتیک باز هم نیاز به عامل انسانی برای دریافت فیزیک سند وجود خواهد داشت.

حال پرسشی که پیش روی ماست اینست که چرا اسناد فیزیکی به دیجیتالی تبدیل و سپس امحا یا خلاصه برداری نمی شوند؟

پاسخ اینست که در بسیاری از مراکز دولتی و خصوصی و حکومتی به دلایل زیادی مثل تشخیص خط و امضا در دعاوی حقوقی یا اسناد قدیمی و با ارزش مانند نسخ خطی و نظایر آن که خود سند در عین فایده اداری به علت قدمت به ارزش معنوی نیز دست یافته است و.. یا امکان امحا وجود ندارد و یا پیش نیاز هایی دارد که تاکنون میسر نشده به همین دلیل امروزه و در قرن 21 میلادی ما همچنان با اسناد فیزیکی روبرو هستیم البته تولید اسناد فیزیکی در کشور های توسعه یافته به حداقل ممکن رسیده و مدارک جدید همگی از مبدا به صورت دیجیتالی تهیه می شوند ولی در کشور ما به دلیل بافت بسیار قدیمی ادارات و ارگان های عمدتا حکومتی تقریبا تمامی اسناد به صورت فیزیکی تولید می شوند و علی رغم صحبت های فراوان از دولت الکترونیک و برگزاری همایش ها و سمینار های متعدد در ارین رابطه و انتخاب شهرهای مختلف به عنوان شهر الکترونیک هنوز ساختار مناسبی برای ایجاد اسناد دیجیتال نداریم چرا که متاسفانه تا کنون حرف اول در مکاتبات اداری ما از طریف سیستم منسوخ شده فاکس انجام میپذیرد و هدر رفت سرمایه، سرعت و کیفیت پایین، نارضایتی ارباب رجوع و کاربر و.. را در بر دارد

• سیستم های نرم افزاری:

از ارکان اصلی بایگانی مکانیزه نرم افزار مدیریت اسناد مانند اتوماسیون اداری یا آرشیو است کارکرد نرم افزاهای مدیریت اسناد و بایگانی بسیار تاثیر گذار است گرچه بخش عمده ای از تاثیر گذاری اتوماسیون اداری به لجستیک اداری و زیر ساخت های اداری و همچنین قوانین و مقررات به روز بستگی دارد این عوامل به طور کلی شامل موارد ذیل  می باشند:

• متناسب بودن ورودی و خروجی اسناد سازمان (paper less) مثلا در ادارات زیادی که ادعای بایگانی مکانیزه دارند مشاهده می شود تمام زوایای کار دیده نشده مثلا بخشی از نامه های ورودی به سازمان به صورت فیزیکی و از طریف فاکس یا به صورت دستی وارد می شوند یا تشکیل پرونده به صورت دیجیتالی انجام نمی شود و فرم های فیزیکی بعدا اسکن میشوند و..
• نا همگونی بین بخش های مختلف یک یا چند سازمان به طوری که بایگانی مکانیزه به طور کل در سازمان هایی مثل قوه قضاییه به رسمیت شناخته نمی شود یا بین دو سازمان مختلف امکان انتقال اسناد دیجیتال به دلیل عدم سازو کار مناسب وجود ندارد .
• بحث بسیار مهم هم قوانین و مقررات بسیار قدیمی و نا متناسب با علم روز بایگانی مکانیزه است مثل بحث قانون امضای دیجیتال که در حال حاضر و با اینکه در تمام کشور های توسعه یافته و حتی در حال توسعه جا افتاده است در کشور ما هیچ سازمان و ارگانی امضای دیجیتالی را به رسمیت نمی شناسد و به خاطر همین قانون تمام سیستم اداری، خرید و فروش اینترنتی و.. دچار نقص است.

وقتی از سیستم نرم افزاری در بایگانی مکانیزه صحبت میکنیم بهتر است به مزایای آن نیز بپردازیم و بدانیم چرا کشور های توسعه یافته با از بین بردن کمد ها و قفسه های بایگانی خود به طور جدی دنبال ایجاد بایگانی مکانیزه بوده اند!

بایگانی مکانیزه باعث کوتاه شدن زمان انجام خواسته های شهروندان و ارباب رجوع میشوند، با سیستم مکانیزه بایگانی هر فرد از منزل خود دسترسی به ارگان ها و نهاد های مختلف حکومتی و خصوصی خواهد داشت و مراجعه حضوری به صفر نزدیک می شود و ترافیک و آلودگی هوا از بین میرود.

امکان سوء تفاهم و خطای انسانی و اعمال سلیقه فردی از بین می رود و رضایتمندی کاربر را در بر دارد، باعث کاهش استرس و سلامت آحاد مردم می گردد و هزاران مزایای دیگر اینک انتخاب با ماست که آیا میخواهیم از مزایای بایگانی مکانیزه استفاده کنیم یا خیر؟

• شرایط محیطی (محیط بایگانی):

همانطور که گفتیم بخشی از اسناد هرگز از بین نمیروند و ما نیاز به سخت افزار نگهداری کتاب و پوشه و زونکن و.. خواهیم داشت در اینجا بحث مربوط به محیط نگهداری سیستم بایگانی ریلی و ثابت و انواع کمد بایگانی اتوماتیک و هوشمند و.. به میان می آید.

باید بدانیم اصولا محیط بایگانی به چه معناست و چه الزاماتی باید در محیط بایگانی در نظر گرفته شود، محیط بایگانی جایی است که در آن سیستم بایگانی وجود دارد و کاربر یا بایگان نیز در آن محل مستقر است و در مواردی ارباب رجوع نیز بدان تردد دارد برای یک محیط بایگانی استاندارد بایگانی مکانیزه اولا محیط بایگانی مکانیزه باید به طور مناسب توسط علائم راهنمایی گویای مخاطبین باشد از در نظر گرفتن محیط بایگانی مکانیزه که تردد بالای دارند در طبقات بالا و اشغال نمودن کردیدر ها وآسانسور پرهیز میشود و حتی الامکان در طبقات همکف و یا مکانهای با دسترسی سریع بایگانی مکانیزه در نظر گرفته میشود نکته دوم متریال استفاده شده در محیط بایگانی مکانیزه و کمد بایگانی است محل بایگانی مکانیزه باید توسط مواد غیر قابل اشتعال ساخته شده باشد همچنین نور خورشید نبایستی تابش مستقیم به اسناد داشته باشد زیرا موجب فرسایش سریع اسناد میگردد نور محیط بایگانی مکانیزه باید توسط روشنایی به طور کامل رعایت شود همچنین رنگ آمیزی محیط بایگانی مکانیزه باید توسط رنگ های آرامش بخش وغیر تنش زا صورت پذیرد تا کمترین استرسی در افراد بوجود نیاید و با آرامش خاطر به کارهای خود بپردازند هوای محیط بایگانی مکانیزه بایستی تهویه مناسب برای ورود و خروج هوا مانند ونتیلاتور داشته باشد دمای محیط بین 21-23 درجه سانتی گراد تنظیم شود تا پرسنل و همینطور اسناد دمای مناسب داشته باشند در صورتی که دمای پایین یا بالا باشد اسناد در دراز مدت کیفیت خود را از دست میدهند و فرسایش آنها تسریع می گردد این نکته به خصوص در باره اسناد بایگانی با اهمیت بالا ضروری تر به نظر میرسد خصوصا در مورد رطوبت محیط بایگانی مکانیزه که در تسریع فرسایش اسناد بایگانی شده تاثیر فراوانی دارد استاندارد رطوبت در بایگانی مکانیزه بین 60-65 درجه است سایر شرایط عمومی محیط های اداری بر بایگانی مکانیزه نیز مترتب است مثل استاندارد های چیدمان پرسنل و ترکیب جنسی افراد جهت کسب بهره وری بالا و..

4-پروتکل ها و استانداردهای بایگانی مکانیزه:

از نکات مهم یک بایگانی مکانیزه به کارگیری پروتکل های بایگانی  منطقه ای، سازمانی و حتی جهانی است زبان بایگانی در دنیا مانند زبان ریاضی قابل فهم است به شرطی که بایگانی مکانیزه از پروتکل های سیستم چیدمان بایگانی و کدینگ استاندارد پیروی کرده باشد به گونه ای که در یک بایگانی مکانیزه واقعی مثلا در بخش مدارک پزشکی بیمارستانها شما میتوانید یک بایگانی را از یک کشور به کشور دیگر منتقل کنید و بدون تسلط به زبان شما بایگان به راحتی خواهد توانست ار بایگانی مکانیزه را انجام دهد سوال اینجاست که چگونه؟

در علم روز بایگانی مکانیزه ما از یک زبان بین المللی برای کدینگ (سیستم کدگذاری) بهره می گیریم این طرح چند مزیت دارد:

اول- آنکه امکان سرکشی افراد غیر مسئول و نا مرتبط به بخش بایگانی را کاهش می دهد و همچنین امکان درز اطلاعات توسط افراد غیر را به جهت عدم آشنایی با کد گذاری اسناد به مقدار بالایی می کاهد.

دوم- به شدت باعت افزایش سرعت در سیستم بایگانی مکانیزه خواهد شد چرا که در سیستم های کدینگ از مولفه های متعدد مانند مولفه های بصری (رنگ بندی متفاوت اسناد یک بخش) مولفه های محیطی مثل خطوط راهنما در کف و دیواره ها و حتی حس بویایی در بعضی موارد به کار گرفته میشود.

سوم- امکان جایگزینی و جابجایی بین پرسنل بایگانی مکانیزه بالا می رود و هر فرد تنها با دانش نحوه بایگانی به سرعت جایگزین فرد قبلی شده و سازمان از هزینه آموزش های مجدد طی برنامه های آموزشی و آشنایی به محیط و.. راحت میشود.

چهارم امکان تبادل اطلاعات و استفاده از هوش جمعی در حوزه های مرتبط با هر بخش از بایگانی مکانیزه به صورت فرامرزی میسر می گردد.

در انتها با توجه جمیع مطالب عنوان شده بایستی به عرض برسانیم مقاله پیش رو خلاصه بسیار فشرده ای از آنچه که به نام بایگانی مکانیزه میشناسیم است و برای کسب اطلاعات تخصصی در زمینه بایگانی مکانیزه باید به منابع فراوان آن مراجعه نمود، گفتاری که از نظر گذشت صرفا آشنایی بود با کلیات مبحث بایگانی مکانیزه و کسب اطلاع از سرفصل های اصلی امید است توانسته باشیم گامی هر چند کوچک در راستای اعتلای نظام علمی بایگانی بر داشته باشیم.