قفسه متحرک چیست

در بحث بایگانی اسناد ما با دو نوع سیستم بایگانی رروبرو هستیم که هر یک ویژگی های و مزایا و معایب خاص خود را دارند در این مطلب که توسط شرکت بایگانی کارنو تهیه شده است به این روشهای نگهداری اسناد اشاره خواهیم داشت لطفا تا پایان این مطلب با ما همراه باشید.

قفسه ثابت بایگانی

نوع اول و ابتدایی بایگانی نمودن پرونده ها به شیوه ثابت است تا قبل از اینکه قفسه متحرک تولید شود تمام مراکز نگهداری اسناد در دنیا به این روش عمل می نمودند در قفسه ثابت بایگانی با یک قفسه فیکس شده به دیوار و یا به صورت ردیفی در کنار یکدیگر طرف هستیم در این شیوه از قفسه بندی برای دسترسی به هر یک از قفسه ها نیاز به فضایی برای عبور و مرور داریم که این فضا در حالت استاندارد بین هشتاد تا یکصد و بیست سانتی متر بر حسب نوع کاربری قفسه ثابت متغیر است یعنی حداقل به ازای هر قفسه ثابت نیاز به یک راهرو اندازه خود قفسه و یا بزرگتر از آن داریم از مزایای این شیوه می توان به دسارسی سهل و آسان به زونکن ها وپرونده ها و قابل مشاهده بودن آنها اشاره کرد اما بزرگترین عیب این روش سطح اشغال بیش از حد آن است چرا که همانطور که ذکر شد در این متد بایگانی برای هر قفسه بایگانی نیاز به یک راهرو ثابت داریم که بین 80 تا 120 سانتی متر از مساحت ما را اشغال میکند.

قفسه ثابت بایگانی بیشتر برای مکان هایی کاربرد دارد که از حجم اسناد پایینی برخوردار هستند و یا مساحت زیادی برای نگهداری پرونده ها دارند.

قفسه متحرک بایگانی

برای رفع مشکلات به روش ثابت قفسه متحرک اختراع شد تا دیگر نیاز به محیط های عظیم برای بایگانی کردن فایل ها نداشته باشیم در قفسه متحرک بایگانی به واسطه حرکت هر یک از یونیت های سیستم، نیازی به راهروی ثابت نداریم و به ازای هر ده یونیت تنها یک راهرو نیاز است از این رو در متد قفسه متحرک صرفه جویی قابل توجهی در بخش استفاده از محیط بایگانی خواهیم داشت که این بزرگترین مزیت قفسه متحرک برای بایگانی زونکن ها و اسناد است از دیگر مزایای ان می توان به پوشیده بودن کل زونکن ها یا پوشه های بایگانی اشاره کرد که در صورت مشکلات تاسیساتی یا ایحاد حریق و حتی نشستن گرد و غبار، اسناد بایگانی کاملا امن خواهند بود همچنین قفسه متحرک بایگانی قابلیت تبدیل شدن به قفسه اتواتیک و برق را نیز دارد که در این صورت حرکت قفسه ها با بهره گیری از نیروی الکتریسیته صورت می گیرد و دیگر نیازی به نیروی فیزیکی کاربر نیست.

اکنون که تفاوت بین قفسه متحرک و ثابت را می دانیم با ویژگی های تخصصی این سیستم بیشتر آشنا خواهیم شد.

قفسه ثابت بایگانی همانگونه که از نام آن پیداست تنها یک قفسه با چندین طبقه است ولی زمانی که به قفسه متحرک بایگانی تندیل می شود یک پکیج را تشکیل میدهد که بیشتر شبیه کمد متحرک است این کمد متحرک بایگانی از دو سو قابلیت قفل شدن دارد و به شکل یک مجموعه مکعب شکل ایزوله با محیط خارج می باشد در نتیجه امنیت زونکن های بایگانی در این مدل بسیار بیشتر خواهد بود چرا که در کمد بایگانی ثابت هر شخصی قادر است پزونده و یا زونکنی را از قفسه خارج کند و سیستم بایگانی هیچ گونه محافظتی در برابر این اقدام نخواهد داشت.

اما در قفسه متحرک با توجه به داشتن درب وقفل مرکزی تنها فرد مسئول امکان برداشتن و یا گذاشتن زونکن بایگانی را دارد و بعد از شیفت کاری خود نیز کل مجموعه را قفل کرده و هیچکس دسترسی به آن نخواهد داشت.

قفسه متحرک بایگانی این نام را به واسطه متحرک بودن و در حرکت بودن خود دریافت کرده امروزه طیف وسیعی از کمد های بایگانی ریلی را در بر می گیرد که در پایان به نام انها اشاره خواهیم کرد.