راهکارهای بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی

همواره در مباحث مربوط به محیط های اداری یکی از مهم ترین آنها بهینه سازی محیط اداری است گرچه بهینه سازی مختص به عرصه خاصی نیست و در هر بخش هر جایگاهی شما می توانید اقدام به بالا بردم راندمان کاری خود بنمایید.

یکی از مسائلی که همواره ذهن مدیران را با خود درگیر میکند کمبود فضا در محیط های اداری است زیرا روزانه با ورود اطلاعات و اسناد و پرسنا و ارباب رجوع های جدید و با گسترش هر بخش و واحدی سیلی از تقاضا برای ایجاد فضاهای جدید روانه مدیران می شود و با توجه به هزینه های مربوط به ساختمان در مراکز شهرهای بزرگ و کمبود ساختمانهای اداری در این مراکز بحث بهینه سازی فضاها مانند آبی است بر این آتش که در این مطلب که توسط تیم بایگانی شرکت کارنو تهیه شده به بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی می پیدازیم که یکی از بخش های بسیار با همیت در هر سازمانی است لطفا تا انتهای این مطلب با ما همراه باشید.

بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی چیست؟

همیشه در قیلم ها و سریال های ایرانی برای نشان دادن موقعیت بد شغلی و دون پایه بودن یک کارمند زیرزمینی را به ما نشان میدادند که مسئول بایگانی با کوهی از زونکن ها و پوشه های مچاله شده و بی نظم و ترتیب برو روی تعدادی قفسه قدیم و خاک خورده تلبار شده و جز شخص بایگان هیچ کس جرات نزدیک شدن به این سیاهچاله را ندارد و ترجیح میدهد خود را درگیر این دردسر بزرگ نکند. اما آیا به راستی محیط بایگانی یکی سازمان دولتی یا خصوصی همین است که در ذهن داریم؟! آیا بی اهمیت ترین قسمت یک ارگان محیط بایگانی و سیستم بایگانی آن است؟!

پاسخ ما به این سوال روشن است خیر

اهمیت نگهداری اسناد در ادارات، سازمان ها و ارگان ها

در تعریف علمی بایگانی این بخش قلب تپنده و ماحصل همه کارکرد و تجربیات و دانش یک ارگان یا سازمان است تصور کنید بایگانی اسناد سازمان ثبت و احوال یا ثبت اسناد به هر علتی از بین برود آیا اساسا چیزی از این سازمان ها باقی می ماند؟ بسیاری از ارگان ها مانند مثال قبل تمام مدیران و پرسنل و کاربرانشان دغدغه ای جز آنچه در محیط بایگانی آنها طبقه بندی شده ندارند و در واقع بدون آن اسناد اصلا محلی از اعراب ندارند حتی در صورت سیستمی شدن اسناد و تهیه نسخه دیجیتال بسیاری از مراکز حکومتی مانند قوه قضاییه جهت صدور حکم قضایی به اصل سند نیاز دارند از این رو بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی برای هر سازمانی از اوجب واجبات است و حتما بایستی بدین امر اهتمام لازم را مبذول نمایند.

حال که با اهمیت نگهداری اسناد بایگانی آشنا شدیم ابتدا به سیستم بایگانی اسناد می پردازیم و در انتها راهکارهای بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی استاندارد و به روز را شرح می دهیم.

سیستم های بایگانی اداری

برای اینکه با بهینه سازی محیط اداری به کمک قفسه های بایگانی و به طور کلی سیستم بایگانی آشنا شویم در ابتدا باید انواع سیستم بایگانی را بشناسیم چرا که هر یک از این سیستم ها کارایی مختص به خود را دارد مثلا قفسه بایگانی ریلی کشویی (ترکیبی) برای بایگانی ها موقت مثمر ثمر بوده و قفسه بایگانی ریلی کتابخانه ای برای بخش مخزن کتابخانه ها مفید است در نتیجه اولین راه برای بهینه سازی محیط اداری شناهخت انواع مدل های بایگانی و کارکرد هر یک به صورت جداگانه خواهد بود.

سیستم های بایگانی ریلی و ثابت به دو شکل کلی ثابت و متحرک تقسیم می شوند

قفسه ثابت بایگانی

نوع اول و ابتدایی بایگانی نمودن پرونده ها به شیوه ثابت است تا قبل از اینکه قفسه متحرک تولید شود تمام مراکز نگهداری اسناد در دنیا به این روش عمل می نمودند در قفسه ثابت بایگانی با یک قفسه فیکس شده به دیوار و یا به صورت ردیفی در کنار یکدیگر طرف هستیم در این شیوه از قفسه بندی برای دسترسی به هر یک از قفسه ها نیاز به فضایی برای عبور و مرور داریم که این فضا در حالت استاندارد بین هشتاد تا یکصد و بیست سانتی متر بر حسب نوع کاربری قفسه ثابت فلزی متغیر است یعنی حداقل به ازای هر قفسه ثابت نیاز به یک راهرو اندازه خود قفسه و یا بزرگتر از آن داریم از مزایای این شیوه می توان به دسارسی سهل و آسان به زونکن ها وپرونده ها و قابل مشاهده بودن آنها اشاره کرد اما بزرگترین عیب این روش سطح اشغال بیش از حد آن است چرا که همانطور که ذکر شد در این متد بایگانی برای هر قفسه بایگانی نیاز به یک راهرو ثابت داریم که بین 80 تا 120 سانتی متر از مساحت ما را اشغال میکند.

قفسه ثابت بایگانی بیشتر برای مکان هایی کاربرد دارد که از حجم اسناد پایینی برخوردار هستند و یا مساحت زیادی برای نگهداری پرونده ها دارند.

یکی از معضلات عدم بهینه سازی محیط اداری در کشور ما استفاده از این نوع قفسه بندی در حجم های بزرگ است که کارایی لازم را ندارد چرا که همانطور که اشاره شد این رش قفسه بندی مختص حجم پایین زونکن و پرونده است.

قفسه متحرک بایگانی

برای رفع مشکلات به روش ثابت قفسه متحرک اختراع شد تا دیگر نیاز به محیط های عظیم برای بایگانی کردن فایل ها نداشته باشیم در قفسه متحرک بایگانی به واسطه حرکت هر یک از یونیت های سیستم، نیازی به راهروی ثابت نداریم و به ازای هر ده یونیت تنها یک راهرو نیاز است از این رو در متد قفسه متحرک صرفه جویی قابل توجهی در بخش استفاده از محیط بایگانی خواهیم داشت که این امر کمک شایان ذکری در بحث بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی دارد این بزرگترین مزیت قفسه متحرک برای بایگانی زونکن ها و اسناد است از دیگر مزایای ان می توان به پوشیده بودن کل زونکن ها یا پوشه های بایگانی اشاره کرد که در صورت مشکلات تاسیساتی یا ایحاد حریق و حتی نشستن گرد و غبار، اسناد بایگانی کاملا امن خواهند بود همچنین قفسه متحرک بایگانی قابلیت تبدیل شدن به قفسه اتواتیک و برقی را نیز دارد که در این صورت حرکت قفسه ها با بهره گیری از نیروی الکتریسیته صورت می گیرد و دیگر نیازی به نیروی فیزیکی کاربر نیست.

اجرای بهینه سازی محیط اداری با قفسه بایگانی

پس از آشنایی با انواع متد های بایگانی ریلی و ثابت اینک به شما می گوییم چگونه اجرای بهینه سازی محیط اداری خود را با استفاده از کمد های بایگانی ریلی انجام دهید در وهله اول باید انواع بایگانی را بدانیم

بایگانی موقت

بایگانی جاری

بایگانی راکد