قفسه بایگانی پرونده

وقتی در حوزه ای مرتبط با اسناد و روش های بایگانی و ارشیو اسناد مشغول به فعالیت باشیم در وهله اول باید بدانیم مهم ترین رکن در این حوزه سند است و تمامی ارکان دیگر بر حول این محور مهم واساسی می چرخد از این رو نوع و چگونگی اسناد در روش و مدل بایگانی و آرشیو اسناد بسیار تعیین کننده خواهد بود در این مطلب که به همت تیم مدیریت اسناد شرکت بایگانی کارنو تهیه و تدوین گشته است سعی بر آن داریم در مورد یکی از این انواع سند های اداری یعنی پرونده و روش های نگهداری و سیستم های مورد استفاده در این مورد به نام قفسه بایگانی پرونده صحبت کنیم امیدواریم تا پایان این مطلب با ما همراه باشید و این مطلب نیز برای شما راهگشا باشد در ادامه به انواع پرونده های اداری و نحوه تشکیل آنها و همچنین شرایط نگهداری و محصولات مرتبط با بایگانی کردن پرونده ها و اندازه های استاندارد انواع پرونده خواهیم پرداخت.

انواع پرونده اداری و بایگانی آنها

پرونده های اداری در ادارات و سازمان ها و ارگان مختلف دولتی و خصوصی شکل های متفاوتی داشته و به همین دلیل نوع برخورد و نگهداری هر یک نیز متفاوت است در این بخش به انواع پرونده های اداری که در یکی از محصولات بایگانی ریلی به نام قفسه بایگانی پرونده تعلق دارد ورود می کنیم در ابتدا به یکی از مرسوم ترین و پرکاربرد ترین پرونده های اداری یعنی پوشه می پردازیم پوشه ها یکی از قدیمی ترن ابزار های تشکیل پرونده هستند که شامل تعدادی اوراق در داخل خود می باشند که توسط کاغذ های پانچ شده به گیره پوشه متصل شده اند که البته این نوع از پوشه را پوشه معمولی می نامیم که در حالت افقی یعنی بر روی طول خود در کف سینی قفسه بایگانی پوشه قرار می گیرد نوع دیگر پوشه اداری به صورت ایستاده قرار می گیرد که دارای یک گیره است که به آن پوشه آویز می گویند و نوع سوم نیز پوشه پرونده مدارک پزشکی است که مختص بیمارستانها می باشد با این تفاوت که از نظر ابعاد از پوشه معمولی کوچک تر است در آخر نیز کلاسور ها هستند که یکی از قدیمی ترین متد های تشکیل پرونده اداری هستند و توسط یک جلد ضحیم که توسط کش و یا نخ گره خورده اند از کاغذ های داخل کلاسور محافظت میگردد.

مشخصات قفسه بایگانی پرونده

مطابق با شرحی که برای مشخصات انواع پرونده های اداری به آن اشاره شد سیستم های بایگانی متناسب این نوع اسناد نیز طراحی و تولید می گردد قفسه های بایگانی پرونده کاملا مطابق با ابعاد پرونده طراحی شده و از اینرو بهترین وسایل برای نگهداری انواع پوشه و زونکن اداری هستند برای اینکه با مشخصات کمی قفسه بایگانی ریلی مکانیکی پرونده آشنا شوید باید بدانید بر حسب نوع پرونده عرض و تعداد طبقات یونیت های بایگانی متغیر خواهد بود به این صورت که برای نگهداری پوشه مدارک پزشکی عرض یک یونیت یک طرفه سی و شش سانتی متر و در حالت دوطرفه هفتاد و دو سانتی می باشد و همینطور در ارتفاع استاندارد دویست و بیست سانتی متری دارای شش فضا برای انبارش اسناد و در ارتفاع دویست و پنجاه سانتی متری دارای هفت فضا برای نگهداری پوشه مدارک پزشکی است. همچنین برای بایگانی پوشه اداری عرض کمد بایگانی ریلی پرونده در حالت یک طرفه 40 سانتی متر و در حالت دوطرفه هشتاد سانتی می باشد و تعداد طبقات نیز مانند پرونده مدارک پزشکی شش فضا و هفت فضا برای ارتفاع های دویست و بیست سانتی متری و دویست و پنجاه سانتی متری است.

برای بایگانی پرونده اداری زونکن که در کمد بایگانی اداری اینکار صورت می پذیرد در هر یونیت بایگانی یک طرفه عرض سی سانتی متری و برای کمد های بایگانی دو طرفه عرض شصت سانتی متری نیاز است در ارتفاع نیز قفسه بایگانی پرونده زونکن دارای پنج فضا در ارتفاع دویست و بیست سانتی متری و هفت فضا در ارتفاع دویست و پنجاه متری می باشد. نوع دیگری از سند که در پرونده اداری کاربرد دارد پوشه آویز است که عرض یونیت ها در این شویه به مانند کمد های بایگانی پرونده زونکن است و تنها از نظر ارتفاع یک فضا از قفسه بایگانی پرونده زونکن کمتر ظرفیت دارد.

مراحل تهیه قفسه بایگانی پرونده

با توجه به توضیحاتی که شرح آن رفت حال اگر بخواهیم به عنوان یک متقاضی برای بایگانی پرونده های خود قفسه بایگانی ریلی در نظر گرفت چه باید بکنیم؟ در وهله اول باید بدانیم نوع پرونده اداری که داریم از میان انواعی که در صدر شرح آنها رفت کدام است سپس مطابق اعداد اعلامی در قسمت مشخصات قفسه بایگانی پرونده طول و عرض و ارتفاع کمد بایگانی ریلی پرونده را در نظر می گیریم که با توجه به ابعاد محیط بایگانی چه تعداد یونیت بایگانی و در چه طولی می توان در نظر گرفت مرحله بعدی این است که با توجه به ضخامت پرونده های خود و تعداد آنها میزان فضایی را که پرونده اداری اشغال میکند را محاسبه می کنیم که بهتر است واحد آن سانتی متر طول باشد در پایان با توجه به میزان فضایی که پروند اداری اشغال می کند و مقدار فضایی که برای پوشه ها و زونکن های اداری که در آینده تشکیل خواهد شد در نظر می گیریم به ظرفیت نهایی قفسه بایگانی پرونده می رسیم و تعداد یونیت های بایگانی ریلی را محاسبه می نماییم.