کمد رمزدار بایگانی چیست؟

هدف از بایگانی کردن اسناد چیست و چرا تمامی سازمان ها و ارگان ها تا کوچک ترین شرکت ها و مجموعه ها اسناد خود رابایگانی میکنند! حتی در منازل معمولا مکانی برای نگهداری از اسناد وجود دارد. پاسخش روشن است اسناد برای ما از اهیت بالایی برخوردار هستند آیا پاسخی غیر از این برای این سوال متصور هستید؟ چرا ما باید از چیزی که بود و نبود آن برای ما اهمیتی ندارد مراقبت و نگهداری کنیم بله اسناد برای همه ما مهم هستند و اتفاقا بر اساس همین مهم بودن می توان اسناد را به دسته های گوناگون طبقه بندی کرد.

اسناد قابل امحا که بعد از مدت زمان مشخصی ارزش خود را از دست داده و از بین میروند.

اسناد بایگانی جاری که به صورت مکرر در حال گردش هستند و بر  روی آنها عملیات مختلف صورت می گیرد مانند اسناد ثبتی و ملکی 

اسناد راکد که در مکانی به صورت انبود بایگانی شده اند و ممکن است روز مبادایی برسد و نیاز به دسترسی به این اسناد باشد 

اینها طبقه بندی اسناد اداری به صورت کلی بود حال به نظر شما برای کدام یک از این گونه ها ما به ابزار بایگانی با قفل رمز دار یا سیستم های بایگانی با امنیت بالا و کمد رمزدار بایگانی و.. نیاز پیدا میکیم؟!

پاسخ ساده است برای هر یک از این دسته بندی ها می توان از کمد رمزدار بایگانی یا گونه های دیگر آن مانند کمد دوار با قفل رمز دار گاوصندوقی یا کمد بایگانی قفل دار و سایر سیستم های بایگانی استفاده کرد. پس چه ویژگی برای ما تعیین کننده است که از کمد رمزدار بایگانی باید برای نگهداری از آن بهره گرفت!

در واقع عاملی که تعیین می کند که پرونده ای را باید به صورت امنیتی یا سری و از درجه اهمیت بالا قلمداد کرد و برای نگهداری آن از کمد رمز دار بایگانی بهره گرفت حساسیت درون سازمانی است برای روشن شدن موضوع مثالی در این زمینه میزنیم به عنوان نمونه اسناد پرسنلی که بخشی از بایگانی منابع انسانی در سیستم اداری ما هستند معمولا از نظر امنیتی در درجه چندم قرار دارند و در عوض اسناد مالی بسیار مهمتر و در درجه بالاتری از ارزشمندی قرار دارند و تماما در سیستم هایی مانند کمد رمزدار بایگانی ذخیره می شوند ولی به شخصه با مواردی برخورد کردم که کاملا متفاوت بوده اند مثلا در پروژه مربوط به سازمان انرژی هسته ای اسناد پرسنلی جز پرونده های فوق سری محسوب میشدند و یا در وزارت نفت سوابق مالی در این رده هستند پس همان گونه که دیدیم ممکن است در یک مجموعه بایگانی راکد آن ارزش بیشتری از بایگانی اسناد مالی یک مجموعه دیگر را داشته باشد.

با ذکر این مقدمه اکنون به انواع کمد های بایگانی رمزدار می پردازیم

کمد رمزدار بایگانی 

 این نام به هیچ وجه مشخص کننده نوع قفسه بایگانی نیست و هر نوع کمد بایگانی را در بر میگیرد به عبارتی شما با گذاشتن قفل رمزدار بر روی هر یک از اشکال بایگانی ریلی می توانید یک کمد رمزدار بایگانی داشته باشید اما این سیستم رمزی چیست و چه ویژگی هایی دارد.

دو نوغ قفل رمزدار بایگانی داریم نوع اول که بر روی انواع کمد بایگانی رمزدار وجود دارد یک ضفحه کلید کوچک است با مانیتوری به اندازه مانیتور یک ماشین حساب اداری معمولی برای باز کردن کمد رمزدار بایگانی باید رمز را بر روی صفحه کلید تایپ کرده و با تایپ هر عدد یا حرف یک ستاره بر روی مانیتو ظاهر می گردد که به شما اطلاع می دهد کلیدی که لمس نمودید بر روی مانیتور ثبت شده است یا خیر و در انتها هم با زدن دکمه تایید کمد بایگانی رمزدار باز شده و دسترسی به فایل بایگانی برای شما فراهم می گردد.

نوع دوم گونه ای است که بیشتر بر روی کمد دوار بایگانی نصب میشود که معمولا با نام های کمد دوار با قفل گاوصندوقی یا کمد بایگانی گاوصندوقی و کمد بایگانی گاو صندوقی قفل رمزدار و قفل رمز دار کمد، قفسه بایگانی رمزدار و از این دست مشخصاتی که ذکر شد قابل شناسایی است.

در این گونه از کمد های رمزار بایگانی علاوه بر دستگیره معمول که به صورت سوئیچی قابلیت قفل کردن کمد بایگانی را دارد یک قفل گاوصندوقی نیز نصب می گردد تا امنیت کار بالاتر رود این قفل رمزدار به صورت چرخشی بوده و فاقد کلید است برای بایگانی پوش های امنیتی و مهم معمولا از این مدل کمد بایگانی رمزدار خریداری می کنند.

با همه توضیحاتی که در باره انواع کمد بایگانی رمزدار و قفسه ریلی ذکر شد این نکته حائز اهمیت است که اصولا هیچ سیستم بایگانی یه خودی خود و با مجهز شدن به انواع قفل و رمز و موارد امنیتی به شکل تمام و کمال نمی تواند در برابر سرقت مقاومت کند در نتیجه محصولی مانند کمد رمزدار بایگانی صرفا یک نوع قفسه بایگانی تکمیلی است و اصلی ترین دژ برای پاسداری از بایگانی ها فضای بایگانی و سپس استحکام دیوارها و سقف و درب ورودی و مسائلی مثل دوربین های مدار بسته و نگهبان و .. است بهتر این است که اتاق بایگانی ریلی تنها یک درب ورود و خروج داشته باشد تا اینکه درب های متعددی به فضای بایگانی راه داشته باشند در هر صورت کمد رمزدار بایگانی تنها به عنوان مکملی برای درب ورودی بایگانی محسوب شده و هیچ وقت به تنهایی نمی تواند به صورت صد در صد از سرقت فایل بایگانی جلوگیری کند.

امیدواریم با مطالعه این مطلب کوتاه که توسط شرکت بایگانی کارنو تهیه و تنظیم شده نسبت به انواع سیستم بایگانی رمزدار اطلاعات مفیدی را کسب نموده باشید در آینده و در ادامه این مطلب راجع به بایگانی اتوماتیک رمزدار و سیستم بایگانی چرخشی هوشمند با امکان تعبیه انواع سطوح دسترسی مطالب مفیدی درج خواهد گردید